Nos guste o no, el correo electrónico es parte de la vida diaria. La mayoría de la gente lo usa tanto para asuntos de trabajo como para el hogar.
El correo electrónico suele ser conveniente y una excelente manera de compartir información, pero también tiene desventajas. Cuando lees las palabras de alguien en una pantalla en lugar de hablar con él, es difícil saber lo que realmente quiere decir. Las habilidades de comunicación, como el tono de voz, la expresión facial y el lenguaje corporal no aparecen en los correos electrónicos. Como resultado, es posible que malinterpretes lo que alguien está tratando de decir en un correo electrónico. Por ejemplo, alguien podría enojarse por un correo electrónico que le hayas escrito, aunque tu intención haya sido ser amable. Además, los correos innecesarios pueden ser una molestia.
Muchos de estos problemas pueden evitarse si utilizas el correo electrónico sabiamente. Estos consejos te ayudarán:
- Haz una llamada telefónica o habla cara a cara cuando puedas. Si no necesitas compartir archivos u otras cosas por escrito, considera omitir el correo electrónico. Habla con la persona. La conversación puede ser más productiva y podrás construir mejores relaciones en el trabajo.
- No incluyas a personas en un correo electrónico, a menos que sea necesario. Muchas personas reciben docenas o cientos de correos electrónicos al día. Antes de incluir a alguien en un correo electrónico, pregúntate si es necesario copiarlo. ¿Les ayudará la información del correo electrónico? ¿Están involucrados en la discusión? ¿Pidieron específicamente ser incluidos en la conversación? Si la respuesta es no, considera dejarlos fuera. La persona probablemente lo apreciará.
- Utiliza el campo “Cc” correctamente. Si esperas una respuesta de alguien, ponlo en el campo “Para”. Las personas que necesitan conocer la información, pero no necesitan responder, suelen ir en el campo “Cc”.
- No respondas un correo cuando estés molesto o enojado. Antes de enviar una respuesta por correo electrónico con enojo o frustración, espera un momento. Vuelve a leer el correo más tarde, cuando te hayas calmado. Aún mejor, llama por teléfono a la persona o solicita una reunión con ella en persona. Esto por lo general aclara cualquier malentendido. También te ayudará a evitar que envíes una respuesta de la que te puedas arrepentir después.
- Ten cuidado con la opción “Responder a todos”. La opción “Responder a todos” es útil para conversaciones grupales en las que todos deben estar al tanto, pero las respuestas simples como “gracias” probablemente no necesiten copiarse a todos.
1 comentario
Hola! muy interesante